Diferencias entre conservación, digitalización y preservación digital

 

Muchas veces se cree que digitalizar un documento es lo mismo que preservarlo digitalmente, pero no es así. Conservación, digitalización y preservación digital son conceptos distintos, aunque están relacionados dentro de la gestión de archivos digitales.

👉Conservación: proteger el soporte físico

La conservación digital se enfoca en mantener en buen estado los medios de almacenamiento donde están los archivos digitales. Aquí lo importante es evitar que los datos se pierdan por fallos en discos duros, servidores, cintas magnéticas o cualquier otro dispositivo donde se guardan.

Ejemplos de conservación digital:

• Hacer copias de seguridad periódicas.
• Controlar la temperatura y humedad en servidores.
• Migrar archivos desde dispositivos obsoletos a nuevos.
• Proteger contra ciberataques y desastres naturales.

💡En resumen: sin conservación, los archivos pueden desaparecer si fallan los soportes físicos.

👉Digitalización: convertir materiales físicos en digitales

La digitalización es el proceso de convertir documentos o materiales físicos en archivos digitales (por ejemplo, escaneando un libro o fotografiando un objeto). Sin embargo, esto no es lo mismo que preservación digital, ya que un archivo digitalizado todavía puede perderse si no se aplican estrategias de conservación y preservación.

Ejemplos de digitalización:

• Escanear documentos, fotografías o libros.
• Crear versiones digitales de cintas de video o audio.
• Generar imágenes en alta resolución de manuscritos antiguos.

✖ Error común: pensar que al digitalizar un documento ya está preservado digitalmente. Si el archivo digitalizado no se gestiona adecuadamente, se puede perder o volverse inaccesible con el tiempo.

👉Preservación digital: asegurar el acceso futuro

La preservación digital va más allá de digitalizar y conservar archivos. Se trata de un proceso que debe garantizar sigan siendo accesibles y comprensibles a lo largo del tiempo, incluso si cambian los formatos o desaparece el software con el que fueron creados.

Estrategias de preservación digital:

• Usar formatos estándares y abiertos (PDF/A, TIFF, XML).
• Agregar metadatos de preservación (PREMIS).
• Migrar archivos a nuevos formatos antes de que los antiguos queden obsoletos.
• En un caso optimo contar con software de preservación digital. 

💡 En resumen: la preservación digital no solo guarda los archivos, sino que se preocupa de que puedan seguir leyéndose en el futuro.

Diferencias clave

Concepto	Conservación Digital	Digitalización	Preservación Digital
¿Qué protege?	El soporte físico (discos duros, servidores, cintas, etc.).	El contenido de un material físico en formato digital.	El acceso y la comprensión del archivo digital a futuro.
¿Cómo lo hace?	Copias de seguridad, mantenimiento de hardware, control ambiental.	Escaneo, conversión a formatos digitales, fotografía de documentos.	Migración de formatos, metadatos, emulación de software.
Riesgo si no se aplica	Pérdida de archivos por fallas físicas.	No garantizar la integridad del archivo digitalizado.	Archivos ilegibles por obsolescencia tecnológica.

Conclusión

Digitalizar un documento NO significa que esté preservado digitalmente. Si el archivo digitalizado no se almacena de forma segura y no se aplican estrategias de preservación, puede volverse inaccesible o perderse.

Para una gestión efectiva de documentos digitales, es necesario combinar:

✅ Conservación digital (proteger los medios de almacenamiento).

✅ Digitalización (convertir materiales físicos en archivos digitales).

✅ Preservación digital (garantizar el acceso y comprensión a largo plazo).

Cuando estas tres acciones se complementan, los archivos digitales estarán protegidos y garantizarán su acceso a futuro. 😎

Ilustraciones de Jørgen Stamp digitalbevaring.dk CC BY 2.5 Dinamarca