¿Cómo organizar mi archivo? algunos consejos prácticos

Imagen generada por DALL·E a través de ChatGPT, OpenAI, 2024.

Organizar un archivo puede parecer un desafío abrumador, especialmente si no cuentas con un punto de partida claro. Sin embargo, con una estructura adecuada y algunos consejos prácticos, puedes transformar este reto en una tarea mucho más manejable. En esta guía, comparto mi experiencia personal sobre cómo organizar archivos, con ejemplos que te ayudarán a estructurar tus materiales, incluso si no tienes un inventario inicial.

¿Por dónde comenzar?

Cuando te enfrentas a un archivo desordenado o poco claro, puedes encontrarte con dos escenarios principales:

1. El archivo conserva su orden original: Si los documentos están organizados como los dejó su autor o dueño, lo ideal es respetar el principio de procedencia. Este principio asegura que se mantenga la estructura original para preservar el contexto histórico y organizativo de los materiales.
2. El archivo está desordenado o su orden fue alterado: Esto es común cuando los archivos han sido trasladados o manipulados sin una estructura definida. En estos casos, es necesario restablecer un nuevo orden para facilitar el acceso y la comprensión de los materiales.

Tipos de Estructuras para Organizar un Archivo

Si te enfrentas a un archivo cuyo orden original ha sido alterado, no te preocupes. Existen diversas maneras de organizarlo, y puedes adaptar la estructura según las características de los documentos y el contexto en el que fueron creados. A continuación, te presento algunas formas comunes de organización:

a) Orden Cronológico

Organiza los materiales de acuerdo con periodos de tiempo. Este enfoque es especialmente útil para archivos históricos o personales que siguen una línea temporal.

Ejemplos:

• Colección de correspondencia: agrupa las cartas por años o décadas.
• Archivos con cambios de nombre: si un archivo ha sufrido cambios de nombre a lo largo del tiempo, subdivídelo según los periodos en que cada nombre estuvo en uso.

b) Orden por Nombres

Agrupa los documentos según los personajes o autores involucrados. Este enfoque es ideal para archivos familiares o profesionales.

Ejemplos:

• Archivo familiar: Organiza los documentos según los miembros de la familia.
• Archivos profesionales: En el caso de abogados, arquitectos o artistas, puedes organizar el archivo por el nombre de cada uno, incluyendo sus obras y documentos relevantes.

c) Organización Orgánica

Esta estructura refleja la organización de la entidad que generó los documentos, como una empresa o institución. Generalmente, se basa en un organigrama.

Ejemplo:

• Archivos de empresas o instituciones: organiza los materiales según el área o departamento que los generó. Es el enfoque más común en archivística teorica profesional.

d) Organización Geográfica

Clasifica los materiales de acuerdo con su ubicación física (países, ciudades, regiones). Esta opción es útil cuando la ubicación de los documentos es crucial para su comprensión.

Ejemplo:

• Archivos de obras de arte: los archivos pueden organizarse por la ubicación de las piezas o las exposiciones, especialmente si contienen información sobre museos o galerías.

e) Estructura Temática

Agrupa los documentos por los temas o materias que abordan. Este enfoque es muy útil para archivos que contienen una variedad de tipos de documentos o disciplinas.

Ejemplo:

• Archivos personales de artistas o escritores: Se pueden organizar por el tipo de material (fotografías, correspondencia, manuscritos, etc.) y por temas (por ejemplo, literatura, arte, investigación).

Recomendaciones Finales

Aquí te dejo algunas recomendaciones adicionales para organizar tu archivo de manera eficiente:

• Investiga el contexto: Antes de comenzar a organizar los materiales, dedica tiempo a investigar sobre el autor o la institución que los generó. Esto te ayudará a entender la lógica de trabajo y a aplicar una estructura coherente.

• Crea un inventario preliminar: Realiza un listado inicial de los documentos. Esto te permitirá tener una visión global del archivo y te ayudará a identificar las categorías principales.

• Establece la estructura definitiva: Define si el archivo será considerado un fondo o una colección. Luego, organiza los subfondos, secciones o series según sea necesario, asegurándote de que la estructura sea clara y consistente.

Las estructuras que he mencionado están basadas en mi experiencia personal y en los trabajos que he realizado a lo largo de los años. Puedes combinarlas según las necesidades de tu archivo. Por ejemplo, puedes organizar primero por el nombre de los personajes, luego por el tipo de material y, finalmente, por año. Cada archivo es único, y su organización dependerá de su contexto y de cómo mejor puedas facilitar el acceso a la información que contiene.

Organizar un archivo es un proceso que requiere paciencia y atención al detalle. Con estos pasos, estarás mejor preparado para enfrentarte a este desafío. Si tienes dudas con algunas de las palabras utilizadas en esta entrada puedes visitar este glosario. 

Fuente:

OpenAI. (2024).  [imagen generada con IA]. DALL·E. https://chat.openai.com/